Senin, 25 Mei 2009

PERILAKU DALAM ORGANISASI

Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) mempengaruhi perilaku manusia. SPM yang baik mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi sehingga memiliki tujuan yang selaras.

Struktur yang berbeda digunakan untuk menjalankan strategi di berbagai jenis organisasi; suatu spm yang efektif harus dirancang agar sesuai dengan struktur tertentu, bukan sebailknya.

Keselarasan Tujuan

Manajemen senior menginginkan agar organisasi mencapai tujuan organisasi. Tetapi anggota individual mempunyai tujuan pribadi masing-masing yang tidak selalu konsisten dengan tujuan organisasi. Tujuan utama spm adalah memastikan tingkat "keselarasan tujuan (goal congruence)" yang tinggi. Dalam proses yang sejajar dengan tujuan, manusia diarahkan untuk mengambil tindakan yang sesuai dengan kepentingan pribadi mereka sendiri, yang sekaligus juga merupakan kepentingan perusahaan.

Tidak ada keselarasan yang sempurna. Jika alasan tersebut tidak ada partisipan individual biasanya menginginkan kompensasi sebanyak mungkin sementara organisasi mempertahankan bahwa gaji hanya dapat naik sejumlah tertentu tanpa mempengaruhi laba secara negatif.

Sistem pengendalian yang memadai setidaknya tidak akan mendorong individu untuk bertindak melawan kepentingan organisasi. Misalnya, bila sistem menekankan pengurangan biaya dan manajer merespons dengan cara pengorbanan kualitas yang memadai, maka manajer telah termotivasi, tetapi ke arah yang keliru.

Dalam mengevaluasi praktik pengendalian manajemen, ada dua pertanyaan penting yang diajukan:

1. Tindakan apa yang memotivasi orang untuk bertindak demi kepentingan diri mereka sendiri?

2. Apakah tindakan-tindakan ini sesuai dengan kepentingan organisasi tersebut?

Faktor Informal dalam Keselarasan Tujuan

Sistem formal maupun proses informal mempengaruhi perilaku manusia dalam organisasi perusahaan, konsekuensinya, kedua hal tersebut akan berpengaruh pada tingkat pencapaian keselarasan tujuan. Perlu diperhatikan aspek-aspek yang berkaitan dengan proses informal, seperti etos kerja, gaya manajemen, dan budaya yang melingkupi. Untuk menjalankan strategi organisasi secara efektif mekanisme formal harus berjalan seiring dengan mekanisme informal,baik aktor-faktor infor­mal-internal maupun eksternal.

Faktor-faktor Eksternal

norma-norma mengenai perilaku yang diharapkan di dalam masyarakat, di mana organisasi menjadi bagiannya, mencakup sikap, yang secara kolektif sering juga disebut sebagai etos kerja, yang diwujudkan melalui loyalitas pegawai terhadap organisasi, keuletan, semangat, dan juga kebanggaan yang dimiliki oleh pegawai dalam menjalankan tugas , bukan sekadar menjalankan tugas secara tepat waktu. Sikap dan norma-norma akan berbeda pada berbagai indutri dan tempat.

Faktor-faktor Internal

Budaya

Yang terpenting adalah budaya di dalam organisasi, yang meliputi keyakinan bersama, nilai-nilai hidup yang dianut, norma-norma perilaku serta asumsi-asumsi yang secara implisit diterima dan yang secara eksplisit dimanifestasikan di seluruh jajaran organisasi, norma ini sangatlah penting karena bisa menjelaskan mengapa dua perusahaan dengan sistem pengendalian manajemen formal yang sama, bervariasi dalam hal pengendalian aktual.

Praktik-praktik tertentu menjadi ritual secara otomatis, karena ”inilah cara kami mengerjakan semuanya di sini”. Yang lainnya bisa berupa pantangan (”kami memang tak pernah melakukannya di sini”), meskipun tak seorang pun ingat apa yang menjadi alasannya. Budaya organisational sangat dipengaruhi oleh personalitas dan kebijakan CEO, serta oleh personalitas dan, kebijakan para manajer pada tingkat yang lebih rendah di area-area yang menjadi tanggung jawab mereka. Upaya-upaya untuk mengubah peraturan selalu mendapatkan perlawanan, dan semakin besar serta lama umur sebuah perusahaan, maka perlawanannya pun akan semakin besar.

Gaya Manajemen

"sebuah institusi adalah perpanjangan bayangan seseorang." Biasanya, sikap bawahan mencerminkan apa yang mereka anggap sebagai sikap atasan mereka, dan sikap para atasan itu pada akhirnya berpijak pada apa yang menjadi sikap CEO. Para manajer memiliki kualitas dan gaya yang beragam, berkharisma dan ramah, bergaya santai, bergaya manajement by walking around; sementara ada juga manajer yang menyibukkan dirinya menulis laporan.

Organisasi Informal

Garis-garis dalam bagan organisasi menggambarkan hubungan formal, pemegang otoritas resmi dan tanggung jawab dari setiap manajer. Dalam situasi yang sangat ekstrem, di mana manajer disibukkan oleh aktivitas berkomunikasi dengan pihak-pihak yang informal sedemikian rupa sehingga menyebabkan dia lupa untuk memperhatikan pesan-pesan yang disampaikan oleh manajer umum. Hal ini khususnya terjadi ketika manajer mengalami proses evaluasi dalam aspek efisiensi dan bukan dalam keseluruhan aspek kinerja. Kenyataan-kenyataanya yang ditemui selama berlangsungnya proses pengendalian manajemen tidak bisa dipahami tanpa mengenali arti penting dari hubungan-hubungan yang menyusun di organisasi yang bersifat informal.

Persepsi dan Komunikasi

Dalam upaya meraih tujuan-tujuan organisasi, para manajer menyerap informasi ini dari berbagai jalur, baik itu jalur formal (seperti anggaran dan dokumen-dokumen resmi lainnya) ataupun jalur informal (seperti dari bahan obrolan yang tak resmi). Sebuah organisasi adalah sebuah entitas yang kompleks, dan tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai bagian dari organisasi untuk mencapai tujuan bersama tersebut tidak bisa dinyatakan secara jelas, bahkan dalam situasi yang terbaik sekalipun.

Lebih lanjut lagi, pesan-pesan yang diserap dari berbagai sumber ini bisa jadi bertentangan satu sama lain, diinterprestasi beragam. Sebagai contoh, mekanisme penyusunan anggaran mengandung pesan bahwa para manajer seharusnya meraih laba sebanyak-banyaknya pada tahun itu; sementara para manajer senior tidak sungguh-sungguh melakukan upaya penghematan dalam penggunaan anggaran untuk perawatan peralatan dan pelatihan-pelatihan pegawai, karena tindakan itu justru akan mengurangi laba yang akan diperoleh dimasa yang akan datang, meskipun penghematan tersebut akan meningkatkan laba tahun sekarang. informasi yang diperoleh oleh manajer operasi tampaknya lebih kabur dibandingkan dengan informasi yang bisa didapat melalui alat termostat dari tungku pembakaran.

Sistem Pengendalian Formal

Faktor-faktor informal memiliki pengaruh besar pada efektivitas spm. Pengaruh besar lainnya adalah sistem yang bersifat formal. Sistem ini dapat diklasifikasikan ke dalam sua jenis: (1) sistem pengendalian manajemen itu sendiri; dan (2) aturan-aturan lainnya, yang akan diuraikan di bagian ini.

Aturan-aturan

termasuk di dalam “aturan-aturan” adalah: instruksi-instruksi jabatan, pembagian kerja, prosedur standar operasi, panduan-panduan, dan tuntunan-tuntunan etis. Aturan-aturan itu beragam sifatnya, mulai dari yang sangat remeh hingga aturan yang sangat penting, hampir semua aturan biasanya bersifat jangka panjang; yaitu, aturan-aturan tersebut akan selalu ada sampai aturan-aturan itu dimodifikasi.

Beberapa aturan adalah pedoman kerja; yaitu, para anggota organisasi diizinkan, dan bahkan diharapkan, untuk menyimpang dari pedoman tersebut, baik dalam situasi-situasi khusus atau ketika mereka menilai bahwa penyimpanan tersebut akan berakibat baik bagi organisasi. Akan tetapi, perubahan( penyimpangan) seperti itu akan membutuhkan persetujuan dari otoritas yang lebih tinggi.

Pengendalian Fisik

Penjaga keamanan, gudang-gudang yang terkunci, ruangan besi, passwords komputer, televisi pengawas, dan pengendalian fisik lainnya mungkin merupakan bagian dari struktur pengendalian.

Manual

Ada banyak pertimbangan untuk memutuskan aturan-aturan mana yang harus dituliskan ke dalam panduan, mana yang mesti diklasifikasikan sebagai pedoman, seberapa banyak toleransi yang diperbolehkan dan beberapa pertimbangan lainnya. Organisasi besar memiliki panduan dan aturan yang lebih banyak dibandingkan dengan organisasi-organisasi lain yang lebih kecil. Organisasi yang tersentralisasi memiliki lebih banyak aturan dibandingkan dengan organisasi yang terdesentralisasi.

Dengan berlalunya waktu, sejumlah aturan akan menjadi kedaluwarsa. Oleh karena itu, harus dikaji ulang secara berkala untuk memastikan bahwa masih sesuai dengan apa yang diharapkan oleh manajemen senior. Dengan membiarkan aturan-aturan yang sudah kadaluarsa tetap tercantum dalam manual akan mengurangi validitas manual tersebut secara keseluruhan.

Pengamanan Sistem

Berbagai pengamanan dirancang ke dalam sistem pemrosesan informasi untuk menjamin agar informasi yang mengalir melalui sistem itu akan bersifat akurat dan untuk mencegah (atau setidaknya rneminimalkan) kecurangan. Hal ini meliputi: pemeriksaan silang secara terinci; pembubuhan tanda tangan dan bukti-bukti lain bahwa sebuah transaksi telah dijalankan; melakukan pemilihan; menghitung uang yang ada dan aktiva-aktiva yang mudah dibawa (portable) sesering mungkin.

Proses Kendali Secara Formal

Perencanaan strategis dikonversi menjadi anggaran tahunan yang fokus pada pendapatan dan belanja yang direncanakan untuk masing-masing pusat pertanggung jawaban. Pusat pertanggung jawaban menjalankan operasi-operasi yang ditugaskan, dan hasilnya kemudian dinilai dan dilaporkan. Hasil-hasil aktual lalu dibandingkan dengan . Jika memuaskan, menerima penghargaan. Jika tidak memuaskan, maka akan mendorong dilakukannya tindakan-tindakan korektif, serta mungkin dilakukannya revisi dalam rencana.

Jenis-Jenis Organisasi

Strategi suatu perusahaan memiliki pengaruh yang besar terhadap strukturnya. Pada gilirannya, jenis struktur akan mempengaruhi rancangan sistem pengendalian manajemen organisasi. Struktur organisasi bisa dikelompokkan ke dalam tiga kategori umum:

1. Struktur fungsional, di dalamnya setiap manajer bertanggung jawab atas fungsi-fungsi yang terspesialisasi seperti produksi atau pemasaran.

2. Struktur unit bisnis, di dalamnya para unit manajer bertanggung jawab atas aktivitas-aktivitas dari masing-masing unit (unis bisnis X,Y dan Z) dan unit bisnis berfungsi sebagai bagian yang semi-independen dari perusahaan ( unit pabrik, pemasaran).

3. Struktur matriks, di dalamnya unit-unit fungsional memiliki tanggung jawab ganda.

Organisasi-organisasi Fungsional

Alasan organisasi fungsional: seorang manajer yang memiliki pengetahuan khusus untuk fungsi spesifik, sedangkan manajer umum kurang memiliki pengetahuan khusus. Manajer yang memiliki pengetahuan khusus kemungkinan besar akan mampu mengambil keputusan yang lebih baik dibidangnya masing-masing dibandingkan dengan seorang manajer yang bertanggung jawab atas beberapa bidang sekaligus. Seorang spesialis lebih melakukan supervisi dalam bidang yang sama secara lebih baik dibandingkan dengan seorang manajer generalis. Oleh karena itu, keuntungan terpenting dari struktur fungsional adalah efisiensi.

kelemahan pada struktur fungsional. Pertama, terdapat ketidak jelasan dalam menentukan efektivitas manajer fungsional secara terpisah (seperti, manajer produksi dan manajer pemasaran) karena tiap-tiap fungsi tersebut sama-sama memberikan kontribusi pada hasil akhir.

Kedua, jika ada perselisihan antar para manajer dari fungsi-fungsi berbeda hanya diselesaikan di tingkat atas, meskipun perselisihan itu berasal dari tingkatan organisasi yang lebih rendah. Upaya-upaya untuk menangani perselisihan tersebut melalui berbagai tingkat organisasi dan kemudian mengomunikasikan keputusan yang diambil ke sumber perselisihan, hanya akan menyita banyak waktu dan menimbulkan rasa frustrasi.

Ketiga, tidak memadai untuk diterapkan pada sebuah perusahaan dengan produk dan pasar yang beragam.

Persoalan ini bisa dikurangi dengan cara melengkapi struktur fungsional vertikal yang ada dengan proses-proses lintas fungsi yang saling berhubungan seperti rotasi bidang lintas fungsi dan penghargaan berdasarkan kerja sama tim.

Unit-unit Bisnis

Struktur organisasi unit bisnis dirancang untuk menyelesaikan masalah-masalah yang terdapat pada struktur fungsional. Suatu unit bisnis, bertanggung jawab atas seluruh fungsi yang ada dalam produksi dan pemasaran sebuah produk, bertanggung jawab untuk melakukan perencanaan dan koordinasikerja dari berbagai fungsi yang terpisah. Kinerja unit bisnis diukur dengan profitabilitas unit bisnis itu. Ini merupakan kriteria yang valid karena pada hakikatnya laba merupakan pencerminan dari aktivitas pemasaran dan produksi.

Meskipun manajemen unit bisnis menjalankan wewenang yang sangat luas terhadap unit-unitnya, kantor pusat tetap memiliki sejumlah hak prerogatif, memberikan persetujuan atas anggaran, melakukan penilaian kinerja para manajer unit bisnis, memberikan kompensasi serta, menentukan wilayah geografis di mana unit bisnis dapat beroperasi, dan kadang-kadang, menentukan ke konsumen mana produk akan dijual.

Keunggulan organisasi unit bisnis: struktur ini bisa berfungsi sebagai tempat pelatihan bagi manajemen secara umum, unit bisnis lebih dekat dengan pasar dari produk-produknya dibandingkan. dengan kantor pusat, maka para manajer unit bisnis dapat membuat keputusan-keputusan produksi dan pemasaran yang lebih baik dibandingkan dengan cara yang diputuskan oleh kantor pusat,dapat memberikan reaksi yang cepat terhadap ancaman-ancaman atau peluang baru.

Kelemahan: adanya kemungkinan masing-masing staf unit bisnis menduplikasi sejumlah pekerjaan yang dalam organisasi fungsional, dikerjakan di kantor pusat. Seorang manajer unit bisnis pada hakikatnya adalah seorang generalis, akan tetapi para bawahannya adalah para spesialis fungsional. Lebih jauh lagi, jumlah para spesialis sangat sedikit, mungkin kesulitan dalam memperoleh orang-orang yang berkualitas. Masalah-masalah ini dapat dikurangi dengan cara melengkapi organisasi unit bisnis ini dengan keahlian fungsional tertentu secara terpusat

Kelemahan lain adalah bahwa perselisihan yang terjadi di antara spesialis fungsional dalam organisasi perusahaan fungsional digantikan dengan perselisihan di antara unit-unit bisnis dalam organisasi unit bisnis. Hal ini bisa mendorong terjadinya pelanggaran oleh suatu unit bisnis terhadap piagam unit bisnis yang lain. Bisa juga terjadi konflik antara pegawai unit bisnis dengan para staf di kantor pusat.

Implikasi Terhadap Rancangan Sistem

Jika kemudahan dalam pengendalian merupakan satu-satunya kriteria, maka semua perusahaan akan diorganisasikan ke dalam unit-unit bisnis. Tapi ini adalah suatu kekeliruan. Seorang perancang sistem harus mencocokkan sistem ke dalam organisasi dan bukan sebaliknya. Meskipun dampak-dampak pengendalian dari berbagai struktur organisasi harus ditinjau oleh para manajer se­nior, tetapi begitu pihak manajemen telah memutuskan bahwa sebuah struktur dinilai paling baik, maka perancang sistem harus menganggap struktur apa adanya.

Fungsi Kontroler

Orang yang bertanggung jawab dalam merancang dan mengoperasikan sistem pengendalian manajemen disebut sabagai seorang kontroler. Sebenarnya, di banyak organisasi, jabatan orang ini adalah chief financial officer (CFO).

Kontroler biasanya menjalankan fungsi-fungsi sebagai berikut:

1. Merancang dan mengoperasikan informasi serta sistem pengendalian.

2. Menyiapkan pernyataan keuangan dan laporan keuangan (termasuk pengembalian pajak) kepada para pemegang saham dan pihak-pihak eksternal lainnya.

3. Menyiapkan dan menganalisis laporan kinerja, menginterpretasikan laporan-laporan ini untuk para manajer, menganalisis program dan proposal-proposal anggaran dari berbagai segmen perusahaan serta mengkonsolidasikannya ke dalam anggaran tahunan secara keseluruhan.

4. Melakukan supervisi audit internal dan mencatat prosedur-prosedur pengendalian untuk menjamin validitas informasi, menetapkan pengamanan yang memadai terhadap pencurian dan kecurangan serta menjalankan audit, operasional.

5. Mengembangkan personel dalam organisasi pengendali dan berpartisipasi dalam pendidikan personal manajemen dalam kaitannya dengan fungsi pengendali.

Sebelum adanya kemajuan komputer, kontroler (atau CFO) biasanya bertanggung jawab untuk memproses informasi yang dibutuhkan oleh sistem pengendalian manajemen. Sekarang ini, banyak perusahaan yang memiliki chief information officer (CIO) yang melaksanakan tanggung jawab ini. Dalam sejumlah perusahaan, CIO melapor ke CFO; sementara pada beberapa perusahaan lainnya, CIO memberikan laporan langsung kepada manajemen senior.

Relasi ke Jajaran Organisasi

Fungsi pengendalian adalah fungsi staf. Meskipun seorang kontroler. biasanya bertanggung jawab untuk merancang maupun rnengoperasikan sistem yang mcngumpulkan dan melaporkan informasi, pemanfaatan informasi ini adalah langgung jawab jajaran manajemen. Seorang kontroler barangkali bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menganalisis tolok ukur yang digunakan untuk melakukan pengendalian serta merekomendasikan tindakan-tindakan yang diperlukan ke manajemen. kontroler tidak membuat atau pun mendorong pihak manajemen untuk mengambil keputusan. Tanggung jawab untuk menjalankan pengendalian sesungguhnya berasal dari CEO lalu turun ke bawah melalui jalur organisasi.

Kontroler juga membuat keputusan, khususnya mengenai penerapan kebijakan yang ditetapkan oleh jajaran manajemen.

Para kontroler juga memainkan peranan penting dalam mempersiapkan perencanaan strategis dan anggaran. Mereka sering diminta melakukan penelitian secara cermat atas laporan kinerja untuk menjamin akurasi dan untuk menarik perhatian jajaran manajer terhadap pos-pos yang membutuhkan penyelidikan lebih lanjut. Dalam kapasitas ini, para kontroler bertindak seperti layaknya manajer, kepada siapa para manajer bawahan bertanggung jawab.

Tidak ada komentar:

Posting Komentar