Senin, 25 Mei 2009

UNIVERSITAS INDIANA: IMPLEMENTASI SISTEM BANTUAN KEUANGAN :SUKSES ATAU GAGAL?

Implementasi sistem yang sukses adalah selalu menjadi tujuan proyek pengembangan software. Banyak buku telah ditulis mengenai faktor-faktor kritis implementasi dan pentingnya untuk membuat implementasi yang benar. Meskipun semua pengajaran ini adalah mengenai bagaimana pentingnya implementasi untuk keberhasilan keseluruhan proyek, kegagalan-kegagalan tetap terjadi dan implementasi masih tidak berfungsi. Pertanyaannya adalah apakah ada yang dapat dipelajari dari petualangan tersebut.

Deskripsi berikut ini mengenai suatu implementasi sistem terbaru menggambarkan dua sisi isu tersebut. Satu sisi melihat gelas yang berisi setengah penuh, sisi yang lain melihat gelas yang kosong setengah. Mungkin keduanya benar – anda yang putuskan.

Setengah Penuh

Masalah gangguan yang dihadapi selama implementasi perangkat lunak PeopleSoft Inc. senilai $52 juta di sistem universitas delapan besar di midwestern telah membuat ribuan mahasiswa tanpa bantuan keuangan yang dijanjikan kepada mereka, membutuhkan beberapa tindakan darurat dan membuat mahasiswa frustasi.

Para staff di Universitas Indiana, yang kampus utamanya adalah di Blomington, sedang berjuang untuk bekerja secara manual dalam kerusakan sistem tersebut, yang mana mulai muncul pada akhir bulan Agustus tahun 2004 tepat ketika kelas-kelas dimulai. Para pejabat mengestimasikan bahwa kurang lebih 3.000 dari 60.000 mahasiswa, atau 5 persen, ditolak dari bantuan keuangan yang telah dijanjikan kepada mereka. Mayoritas mahasiswa tersebut mendatangi di kampus Indiana University-Purdue University di Indianapolis.

Semenjak 1998, Indiana University telah berusaha mengganti sistem yang beberapa diantaranya berumur 20 tahun, dengan software PeopleSoft Enterprise. Masalah pemberian pinjaman muncul, selama pemasangan modul bantuan keuangan, bagian dari paket Campus Solution 8.

“Sebagaimana sering terjadi dengan suatu implementasi sistem dengan besar dan skope seperti ini, beberapa modul digunakan tanpa kesulitan pertama kalinya,” kata Norma, pejabat wakil presiden di Indiana University, dalam suatu pernyataan e-mail. Dia mengatakan gangguan tersebut bukan ‘akibat dari ketepatan sistem”, namun tampaknya muncul sebagai ‘tempat-tempat dimana penyesuaian yang cermat dibutuhkan untuk menyesuaikan proses-proses bisnis universitas dengan spesifikasi dan fungsionalitas sistem tersebut. ‘

Dia juga mengatakan dimulainya perkuliahan membatasi waktu untuk pengujian secara menyeluruh terhadap perangkat lunak tersebut dan pelatihan staf.

Untuk mengkompensasi kekurangan dana yang tidak terduga, universitas tersebut harus mengambil dari rekening cadangannya dan mengeluarkan pinjaman-pinjaman jangka pendek tanpa bunga kepada para mahasiswa untuk hal-hal seperti uang kuliah, kata Sue Williams, seorang juru bicara universitas. Tindakan lainnya meliputi meminta para pemilik kos untuk berjanji untuk tidak memungut bunga pada keterlambatan sewa dan mengijinkan mahasiswa mengambil dari rekening kantor bendahara untuk tujuan pembelian buku.

Asal mula dari masalah bantuan keuangan ini masih dalam penyelidikan. Namun tampaknya sebagian besar dari masalah tersebut disebabkan oleh isu-isu interface antara sistem-sistem pinjaman di lembaga-lembaga pemberi pinjaman seperti Student Loan Marketing Association (Sallie Mae) dengan aplikasi PeopleSoft. Tanpa memberikan perincian-perincian teknis, William mengatakan bahwa modul bantuan keuangan adalah sebesar dan sekompleks gabungan modul yang terpasang lainnya.

Perangkat lunak ini juga lebih ‘sensitif’ terhadap pengecualian-pengecualian daripada sistem terdahulu. Misalnya, jika ada perbedaan antara jumlah yang dikeluarkan oleh sistem pemberian pinjaman tersebut dengan apa yang dimaksudkan oleh universitas, aplikasi bantuan keuangan tersebut akan memblokir transaksi tersebut.

Disamping itu, meskipun sistem tersebut tersentralisasi, sistem tersebut perlu mempertimbangkan variabel-variabel di keseluruhan kampus-kampus yang berbeda tersebut, termasuk perbedaan-perbedaan antara mahasiswa part-time dan full-time atau banyak pemberi pinjaman. Meskipun ada masalah-masalah tersebut, staff telah mampu menyelesaikan secara manual kurang lebih 300 rekening per hari dan berharap untuk mengkoreksi semuanya dalam tiga minggu, kata Williams.

Para pejabat PeopleSoft masih sangat terpukul. “Indiana University adalah konsumen yang bahagia, dan mereka mengatakan ini adalah isu internal dan bukan masalah dalam perangkat lunaknya,” kata juru bicara Steve Swasey. “Ini adalah suatu tekanan yang kompleks, dan kami bekerja dengan sangat dekat dengan mereka. Kami punya kelompok konsultan di sana dan kami akan berlanjut untuk mendukungnya dalam setiap fase implementasinya.

Setengah Kosong

Ini dia. ”Gangguan tehnis dalam instalasi aplikasi PeopleSoft Inc di Indiana university senilai $52 juta telah meningggalkan ribuan mahasiswa tanpa akses pada bantuan keuangan yang dinjanjikan...”

Apa penjelasannya? Menurut juru bicara wanita Norma Holland, ”Gangguan ini bukan disebabkan oleh sistem itu sendiri”

Dari pernyataan ini saya akan menyimpulkan bahwa Holland tampaknya berpikiran bahwa software adalah ”sistem itu sendiri”. Ia tidak menyadari bahwa sistem merupakan penggabungan dari software, proses, dan orang-orang.

Seorang manajer proyek perlu mengetahui bahwa agar suatu sistem berhasil, sangat penting untuk menyelaraskan proses pekerjaan dengan proses sistem dan agar pengguna dilatih secara terjadwal. Sebagai bagian dari studi kelayakan untuk sistem yang diajukan, manajer proyek harus menanyakan beberapa pertanyaan berikut ini:

- Berapa derajat perubahan yang akan dibawa oleh sistem baru pada proses yang sekarang sedang diikuti?

- Apakah pengguna akan membuat perubahan yang diperlukan?

- Apakah pengguna siap untuk membuat perubahan yang diperlukan?

- Apa yang harus siap dibuat oleh pengguna di waktu terakhir?

Nampaknya, apakah pertanyaan-pertanyaan ini ditanyakan atau tidak, tidak ada rencana tindak lanjut yang ditempatkan pada universitas. Sebagai hasilnya, tim IT menghabiskan waktu untuk mengetes system dan melatih pengguna.

Apakah waktu dimulainya kelas tidak diketahui? Jika tim mempunyai sense manajemen proyek, tentu akan diadakan “runaway triggers” bagi pengetesan system dan pengakhiran latihan bagi pengguna. Hal-hal ini akan membuat manajer proyek waspada akan penundaan-penundaan yang akan datang, dan tim dapat melakukan salah satu langkah dari hal-hal berikut ini:

  1. Mempercepat proyek untuk menyelesaikan pengujian system dan pelatihan pengguna dalam sesuatu yang terjadwal.
  2. Mengimplementasikan kontingensi prosedur dan darurat.
  3. Menunda proyek dengan rapi sampai semester berikutnya.

Nampaknya, para staf IT tidak mempunyai proses pelacakan status yang sistematis sehingga kehabisan waktu dengan dimulainya perkuliahan. Kemudian, mereka menyalahkan dimulainya perkuliahan itu. Dan rupanya mereka menunggu sampai selesainya proyek untuk memulai pelatihan pengguna. Manajer proyek dan (sponsor) yang cerdas tahu bahwa pelatihan pengguna harus dimulai sebelum implementasi sistem.

Namun ada lagi, juru bicara universitas yang lain, Sue William mengatakan “kebanyakan persoalan disebabkan oleh interface antara penerapan Peoplesoft dan system pinjaman pada perusahaan kredit “

Apakah dapat dipercaya bahwa persoalan interface itu tidak dapat diperkirakan dan berada di luar kendali sistem universitas Peoplesoft? Interface data dengan system eksternal, sebuah problem sampingan, harus diinvestigasi sebagai bagian dari proses perencanaan proyek. Ada beberapa pertanyaan yang seharusnya diberikan:

  1. Bagaimanakah kualitas data-data yang masuk?
  2. Berapa volume data yang harus ditangani?
  3. Berapa sering akan diadakan transmisi data?
  4. Adakah media-media lain atau ketidakcocokan infrastruktur ?
  5. Akankah data tersedia dengan tepat waktu?
  6. Adakah ketergantungan system data silang?

Sesungguhnya, kegagalan ini tidak seharusnya terjadi. William mengatakan modul bantuan financial adalah sesuatu yang besar dan kompleks. Cakupan hal itu menguraikan semua mengenai: memecah proyek besar menjadi sesuatu yang lebih kecil, modul-modul dengan jangkauan progresif. Mengapa sponsor (jika ada) tidak meyakinkan bahwa proyek yang kompleks dipecah menjadi sesuatu yang lebih kecil? Tim IT malah menyatukan 8 kehidupan kampus dalam 1 mata rantai dan sangat memahami kompleksitas yang meyatu dalam usaha ini. Sebagai hasilnya, 3.000 mahasiswa, beberapa orang tua mereka dan ratusan tuan tanah ditinggalkan dalam kesulitan.

Dengan cara mana saja proyek ini membahayakan proyek manajemen yang dijalankan dengan baik?

  1. Buruknya atau tidak adanya studi kelayakan
  2. Tidak ada pelatihan bagi pengguna
  3. Tidak adanya peringatan status system
  4. Permasalahan interface sistem diabaikan
  5. Proyek yang sangat kompleks tidak dipecah-pecah dalam persoalan-persoalan yang lebih kecil yang lebih progresif.

Jika setelah semua langkah-langkah yang keliru itu universitas masih menjadi “pelanggan yang senang” seperti dikatakan oleh Peoplesoft, para pengelola dan staf universitas sesungguhnya telah tidak mendengarkan para “pelanggan” mereka, 3.000 mahasiswa yang merasakan dampak negatif kegagalan sistem bantuan keuangan.

Pertanyaan.

1. Seperti dalam beberapa cerita, selalu ada 2 sisi. Universitas Indiana melihat masalah tersebut sebagai sebuah kejutan: pengamat di luar melihat masalah tersebut sebagai sesuatu yang dapat diprediksi dan dicegah. Bagaimana menurut Anda? Mengapa?

2. Apakah mungkin bahwa beberapa masalah implementasi tidak dapat dengan mudah diramalkan dan dicegah? Berikan beberapa contoh.

3. Apa yang dapat dilakukan Universitas Indiana secara berbeda untuk mencegah kejadian tidak menguntungkan ini? Adakah bukti untuk menyarankan bahwa mereka belajar dari pengalaman ini?

Jawab:

  1. Kami melihat hal tersebut sebagai sesuatu yang dapat diprediksi dan dicegah. Kesalahan tersebut disebabkan karena tim manajemen proyek yang tidak menggunakan pendekatan sistem di dalam mengembangkan solusi sistem informasinya. Perencanaan sistem, termasuk analisis dan desain sistem yang dilakukan terburu-buru dan tidak mengantisipasi adanya kemungkinan-kemungkinan kesalahan dalam implementasi yang akan dilakukan.

Langkah-langkah pengembangan sistem tidak dilakukan oleh manajemen proyek dengan baik seperti :

- Buruknya atau tidak adanya studi kelayakan

- Tidak ada pelatihan bagi pengguna

- Tidak adanya peringatan status sistem

- Permasalahan interface sistem diabaikan

- Proyek yang sangat kompleks tersebut tidak dipecah-pecah dalam persoalan-persoalan yang lebih kecil yang lebih progresif.

  1. Masalah implementasi seharusnya dapat diramalkan dan diantisipasi, apabila perencanaan, analisis dan desain sistem telah dilakukan dengan matang. Misalnya, dalam kasus ini adalah telah dimulainya perkuliahan sebelum diadakan pelatihan bagi pengguna sistem. Seharusnya manajer proyek waspada akan adanya hal ini, dan seharusnya tim dapat melakukan antisipasi sebagai berikut:

- Mempercepat proyek untuk menyelesaikan pengujian system dan pelatihan pengguna dalam sesuatu yang terjadwal.

- Mengimplementasikan kontingensi prosedur dan darurat.

- Menunda proyek dengan rapi sampai semester berikutnya.

Akan tetapi, masalah implementasi mungkin dapat gagal dilakukan, karena implementasi dapat menjadi proses yang sulit dan memerlukan banyak waktu. Dan hal ini penting dalam memastikan kesuksesan sistem yang baru dikembangkan, karena meskipun sistem tersebut didesain dengan baik, sistem tersebut akan gagal jika tidak diimplementasikan dengan baik. Oleh sebab itu, proses implementasi biasanya memerlukan usaha manajemen proyek (project management) dari para manajer unit bisnis. Mereka harus mendukung rencana proyek yang mencakup tanggung jawab kerja, jadwal tahap-tahap utama pengembangan dan anggaran keuangan. Hal ini penting untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan anggaran yang ditetapkan.

  1. Seharusnya universitas Indiana menerapkan langkah-langkah sebagai berikut dalam mengembangkan sistem PeopleSoft:

a. Investigasi Sistem

- Universitas Indiana seharusnya melakukan studi kelayakan terlebih dahulu untuk menentukan apakah sistem bisnis yang baru lebih baik dan merupakan solusi yang layak bagi sistem sebelumnya.

- Setelah melakukan studi kelayakan, dikembangkan rencana manajemen proyek dan dapatkan persetujuan manajemen.

b. Analisis Sistem

- Setelah melakukan studi kalayakan dan perencanaan manajemen proyek, dilakukan analisis atas kebutuhan informasi pelanggan, dalam hal ini adalah mahasiswa penerima bantuan keuangan. dan pemilik kepentingan bisnis lainnya,

- Mengembangkan persyaratan fungsional sistem yang dapat memenuhi prioritas bisnis dan kebutuhan semua stakeholder.

c. Desain sistem

- Pada tahap ini, Universitas Indiana dapat mengembangkan spesifikasi untuk hardware, software, orang-orang, jaringan dan data, serta produk informasi yang dapat memenuhi persyaratan fungsional dari sistem informasi bisnis yang diusulkan

d. Implementasi sistem

- Setelah memahami permasalahan dan mengembangkan solusi sistem informasi, barulah dilakukan tahap implementasi sistem, dengan mendapatkan (atau mengembangkan) hardware dan software, dalam hal ini sistem PeopleSoft.

- Menguji sistem, dan melakukan pelatihan pada orang-orang untuk mengoperasikan dan menggunakannya.

- Mengubah ke sistem yang baru.

- Mengelola pengaruh perubahan sistem terhadap pengguna akhir

e. Pemeliharaan sistem

- Setelah sistem berjalan, Universitas Indiana harus melakukan pemeliharaan sistem, dengan menggunakan proses tinjauan pasca implementasi untuk mengawasi, mengevaluasi, dan memodifikasi sistem bisnis sesuai kebutuhan.

Universitas Indiana seharusnya belajar dari pengalaman ini. Tim manajemen proyek universitas Indiana seharusnya lebih mematangkan di dalam perencanaan sistemnya, yang meliputi investigasi sistem, analisis dan desain sistem, sebelum melangkah ke tahap implementasi sistem, sehingga seharusnya kegagalan dalam implementasi sistem ini dapat dihindari.

1 komentar:

  1. Anda berada di kesulitan keuangan? Apakah Anda ingin memulai bisnis Anda sendiri? Perusahaan pinjaman didirikan organisasi hak asasi manusia di seluruh dunia dengan tujuan tunggal membantu orang miskin dan orang-orang dengan kesulitan keuangan yang hidup. Jika Anda ingin mengajukan pinjaman, kembali ke kami dengan rincian di bawah email: julietowenloancompany@gmail.com


    Nama lengkap:
    jumlah pinjaman :
    Pinjaman Durasi:
    Pendapatan bulanan :
    negara:
    Seks:
    Nomor telepon:
    Tanggal lahir :

    Terima kasih dan Tuhan memberkati

    JULIETOWENLOANCOMPANY
    (Julietowenloancompany@gmail.com)
    Ibu Juliet

    BalasHapus