SIFAT SISTEM PENGENDALIAN MANAJEMEN

A. Konsep – konsep Dasar

Suatu sistem merupakan suatu cara tertentu dan bersifat repetitif untuk melaksanakan suatu atau sekelompok aktivitas.

Pengendalian Manajemen merupakan proses dengan para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi.

Unsur-unsur sistem pengendalian manajemen meliputi perencanaan strategis, pembuatan anggaran, alokasi sumber daya, pengukuran, evaluasi dan penghargaan atas kinerja, alokasi pusat tanggung jawab dan penetapan harga transfer.

Elemen-elemen Sistem Pengendalian :

1. Pelacak (detector) atau sensor : suatu perangkat yang mengukur apa yang sesungguhnya terjadi dalam proses yang sedang dikendalikan.

2. Penilai (assessor) : suatu perangkat yang menentukan signifikan dari peristiwa actual dengan cara membandingkan dengan beberapa standar atau ekspektasi dari apa yang seharusnya terjadi.

3. Effector : suatu parangkat (yang sering disebut ”umpan balik”) yang mengubah perilaku jika assessor mengindikasikan kebutuhan untuk melakukan hal tersebut.

4. Jaringan komunikasi : perangkat yang meneruskan informasi antara detector dan assessor dan antara assessor dan sffector.

B. Batas-Batas Pengendalian Manajemen

Kegiatan Pengendalian Manajemen :

1. Merencanakan apa yang seharusnya dilakukan organisasi.
2. Mengkoordinasikan aktivitas-aktivitas dari beberapa bagian organisasi.
3. Mengomunikasikan informasi
4. Mengevaluasi informasi.
5. Memutuskan tindakan apa yang seharusnya diambil jika ada.
6. Mempengaruhi orang-orang untuk mengubah perilaku mereka.

Formulasi strategis merupakan proses memutuskan tujuan organisasi dan strategis untuk mencapai tujuan-tujuan ini. Strategis menetapkan secara umum arah dan tujuan pengerakan organisasi yang diinginkan oleh manajemen senior. Jadi formulasi strategis adalah proses pengambilan keputusan startegi baru, sementara pengendalian menajemen adalah proses implemtasi strategi tersebut.

Pengendalian tugas adalah proses untuk memastikan bahwa tugas yang spesifik dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Perbedaan antara pengendalian tugas dan pengendalian manajemen :

Banyak sistem pengendalian tugas bersifat ilmiah, sementara pengendalian manajemen tidak dapat disederhanakan menjadi suatu ilmu. Dalam pengedalian manajemen, para manajer berinteraksi dengan manager lainnya dalam pengendalian tugas, manusia tidak terlbat sama sekali (sebagaimana dalam beberapa proses produksi yang terotomartisasi) atau interaksinya adalah antara seorang manajer dan non manajer.

Pengendalian manajemen berkaitan dengan aktivitas para manajer yang didefinisikan secara luas dalam memutuskan apa yang harus dilakukan dalam kendala strategis secara umum. Pengendalian tugas berhubungan dengan tugas-tugas tertentu, yang sebagian besar membutuhkan sedikit atau tidak sama sekali pertimbangan untuk melaksanakannya.

Dampak Intenet Terhadap Manajemen.

Pengaruh internet terhadap dunia bisnis telah menjadi monumental. Kemudian apa yang merupakan pengaruh internet atas pengendalian manajemen dalam sebuah organiasai ? Sistem pengendalian manajemen meliputi informasi dan organiasai memerlukan sebuah infrastruktur untuk meproses informasi tersebut. Internet menyediakan infrastrktur tersebut, sehingga membuat pemrosesan informasi menjadi lebih mudah dan lebuh cepat, dengan kesalahan yang lebih sedikit. Pada situs ewb, seorang manager dapat mengumpulkan data dalam jumlah yang amat besar, menyimpan serta menganalisis data tersebut dengan format yang berbda dan mengirimkannya ke setipa orang dalam organisasi. Para manajer juga menggunakan informasi ini untuk mengubah laporannya secara pribadi.

Internet menfasilitasi koordinasi dan pengendalian melalui pemrosesan informasi yang efisien dan efektif, tetapi internet tidak dapat menggantikan proses fundamental yang melibatkan pengedalian manajemen. Hal ini disebabkan karena penerapan strategi melalui pengedalian manajemen secara esensial merupakan sebuah proses sosial, sehingga tidak dapat diotomatisasikan secara penuh. Ketersediaan akses proses secara elektronis ke data base hanya memberikan kontribusi kecil pada penilaian (Judgement) yang diperlukan untuk mendesain dan mengoperasikan suatu system pengendalian yang optimal.

Penilaian tersebut meliputi :

1. Memahami nilai relatif dari pentingnya keanekaragaman dan terkadang bersaing dalam tujuan yang mendorong individu untuk bertindak (misal prestasi pribadi dibandingkan prestasi bersama, penciptaan nilai bagi pelanggan dan pemegang saham daripada diri sendiri dan sebagainya).
2. Penyelarasan tujuan dari beragam individu dengan organisasi.
3. Pengembangan tujuan tertentu melalui unit bisnis, area fungsional dan departemen-departemen yang akan dinilai.
4. Mengkomunikasikan strategi dan tujuan yang spesifik untuk keseluruhan organiasasi.
5. Menjelaskan variable kunci yang akan diukur dalam penilaian kontribusi individual terhadap tujuan organisasi.
6. Mengevaluasi kinerja actual relatif ukuran standar dan pembuatan kesimpulan tentang kinerja manajer.
7. Menyelenggarakan pertemuan untuk meninjau kinerja yang produkstif.
8. Mendesain struktur penghargaan yang tepat.
9. Mempengaruhi individu untuk mengubah perilaku mereka.

Secara ringkas, meskipun internet telah sangat meningkatkan pemrosesan informasi, namun elemen fundamental dari pengendalian manajemen – informasi apa yang dikumpulkan dan bagaimana menggunkannya – pada dasarnya melibatkan perilaku dan oleh karenanya tidak dapat digantikan dengan pendekatan formulasi semata.